Eine Steuerkanzlei, die die Liquidität mehrerer Mandanten über Sage Intacct verwaltet, jongliert schnell mit ebenso vielen Bankportalen wie Mandanten. Jeder Mitarbeitende merkt sich eigene Zugänge, jeder Mandant hat eigene Gepflogenheiten, und nichts garantiert, dass eine Überweisung von der richtigen Person für den richtigen Mandanten freigegeben wird. Das ist kein Volumenproblem, sondern ein Organisationsproblem: Die Trennung zwischen Mandanten beruht vollständig auf menschlicher Disziplin.

Das Problem: ein Portal pro Mandant, Trennung nur durch individuelle Wachsamkeit

Ohne dediziertes Tool muss sich ein Mitarbeitender, der 15 Mandanten betreut, 15 verschiedene Zugänge mit 15 unterschiedlichen Berechtigungsstufen merken, je nachdem, was jeder Mandant erlaubt. Eine Verwechslung des Mandanten bei der Freigabe einer Überweisung lässt sich nie ganz ausschließen — und ist ohne zentrales Protokoll schwer zu erkennen.

Mandantengetrennte Isolation: was sie konkret garantiert

Arkaio strukturiert jeden Mandanten als isolierte Einheit: Bankkonten, Zahlungen, Kontoauszüge und Abgleichsregeln existieren jeweils nur innerhalb ihres eigenen Bereichs. Ein Mitarbeitender sieht nur die Mandanten, denen er explizit zugeordnet ist — die Trennung ist keine Frage individueller Wachsamkeit mehr, sondern strukturell verankert.

Feingranulare Rechtevergabe pro Mitarbeitendem und pro Mandant

Rechte werden pro Person und pro Mandant konfiguriert: Ein Junior-Mitarbeitender kann Zahlungen vorbereiten, ohne sie freizugeben, ein Partner kann nur für bestimmte Mandanten freigeben, und die Kanzleileitung behält den Gesamtüberblick. Diese Granularität entspricht der tatsächlichen Teamorganisation einer Kanzlei — mandantenbezogen, nicht werkzeugbezogen.

Konsolidierte Ansicht: Liquidität aller Mandanten von einem Bildschirm aus steuern

Statt ein Portal pro Bank und pro Mandant zu öffnen, erhält die Kanzlei ein einziges Dashboard mit dem Liquiditätsstatus aller Sage-Intacct-Mandanten: Zahlungen zur Freigabe, tagesaktuelle Abgleiche, zu klärende Auffälligkeiten. Was eine Runde aufeinanderfolgender Logins war, wird zu einem Gesamtüberblick.

Messbarer Zeitgewinn für eine typische Kanzlei

Bei einer Kanzlei mit rund dreißig Mandanten bedeutet der Wegfall wiederholter Bankportal-Logins und der Zahlungsdoppelerfassung typischerweise mehrere gewonnene Stunden pro Woche und Mitarbeitendem — Zeit, die der Mandantenberatung zugutekommt statt der Werkzeugbedienung.

So starten Sie mit dem ersten Mandanten

Die Einführung erfolgt mandantenweise: EBICS- oder Open-Banking-Anbindung des ersten Mandanten, Rechtekonfiguration der beteiligten Mitarbeitenden, dann schrittweise Erweiterung auf weitere Mandanten im Tempo der Kanzlei — ohne Big Bang und ohne Unterbrechung des Bestehenden.

Zusammenfassung

Strikte Trennung zwischen Mandanten, strukturell statt von individueller Wachsamkeit abhängig
Konfigurierbare Rechte pro Mitarbeitendem und pro Mandant, passend zur echten Kanzleiorganisation
Konsolidierte Liquiditätsübersicht aller Mandanten auf einem Bildschirm
Schrittweise Einführung, mandantenweise