Die Automatisierung der Zahlungsdateierzeugung darf nicht auf Kosten der Kontrolle gehen. Die VEU (Verteilte Elektronische Unterschrift) ist der EBICS-Mechanismus, der eine ausdrückliche menschliche Freigabe für jede Zahlung sicherstellt, ohne zur manuellen Neuerfassung in einem Bankportal zurückzukehren.

Was die VEU ist und warum EBICS sie bei bestimmten Aufträgen vorschreibt

Die VEU ist ein in das EBICS-Protokoll integrierter Mehrpersonen-Unterschriftenmechanismus: Ein Bankauftrag (Überweisung, Lastschrift) kann eine oder mehrere Unterschriften erfordern, bevor er tatsächlich zur Ausführung an die Bank übermittelt wird. Viele Banken schreiben diesen Ablauf ab einem bestimmten Betragsschwellenwert oder für bestimmte sensible Auftragsarten vor — eine Bankvorgabe, keine Software-Option.

Der Freigabeworkflow im Detail

Eine aus einer genehmigten Rechnung in Sage Intacct erzeugte Zahlung landet zunächst in einer Unterschriftenwarteschlange. Der oder die berechtigten Unterzeichner (gemäß den vom Unternehmen und seiner Bank festgelegten Regeln — Einzelunterschrift oder Doppelunterschrift ab einem bestimmten Betrag) geben die Zahlung aus ihrem eigenen Bereich frei oder lehnen sie ab, ohne den Auftrag je neu erfassen zu müssen. Sobald die erforderliche Anzahl von Personen unterschrieben hat, wird der Auftrag zur Ausführung an die Bank übermittelt.

eIDAS-Konformität: was das rechtlich garantiert

Die europäische eIDAS-Verordnung regelt die Rechtsgültigkeit elektronischer Unterschriften. Die VEU stützt sich auf die EBICS-Zertifikate jedes Unterzeichners zur Authentifizierung der Unterschrift, was ihr im Rahmen des professionellen Zahlungsverkehrs einen Beweiswert gleichwertig zu einer physischen Unterschrift verleiht — die Identität des Unterzeichners und die Integrität des unterschriebenen Auftrags sind nachträglich überprüfbar.

Audit-Trail: was für jede Zahlung protokolliert wird

Jeder Schritt des Ablaufs ist zeitgestempelt und namentlich zugeordnet: wer die Zahlung veranlasst hat, wer sie unterschrieben hat (und wann), ob eine Ablehnung erfolgte und durch wen. Diese Nachvollziehbarkeit erfüllt unmittelbar interne und externe Prüfungsanforderungen an Zahlungsabläufe — ein Punkt, der bei einem ISO-27001-Audit oder einer Prüfung des Abschlussprüfers zum Treasury-Prozess häufig kontrolliert wird.

Einrichtung in Arkaio

Die Konfiguration des Unterschriftenworkflows folgt den Regeln, die Ihre Bank bereits für Ihren EBICS-Teilnehmer festgelegt hat (Anzahl erforderlicher Unterschriften, etwaige Schwellenwerte): Arkaio erfindet den Bankablauf nicht neu, sondern macht ihn direkt aus Sage Intacct heraus übersichtlich zugänglich, mit Benachrichtigung der betreffenden Unterzeichner, sobald eine Zahlung auf ihre Freigabe wartet.

Zusammenfassung

Die VEU ermöglicht eine menschliche Mehrpersonen-Freigabe ohne manuelle Neuerfassung von Zahlungen
eIDAS-konform: Die elektronische Unterschrift hat einen Rechtswert gleichwertig zu einer physischen Unterschrift
Jeder Schritt (Veranlassung, Unterschrift, Ablehnung) ist zeitgestempelt und namentlich zugeordnet
Der Ablauf folgt den von Ihrer Bank festgelegten Regeln, direkt aus Sage Intacct heraus sichtbar