Nicht jede Rechnung wird in voller Höhe und zu einem einzigen Zeitpunkt bezahlt: Gutschriften, Anzahlungen, Liquiditätsengpässe oder Streitfälle führen zu Teilzahlungen. Gleichzeitig möchte die Finanzabteilung die Gesamtsumme eines Zahllaufs begrenzen können. Dieser Beitrag zeigt, wie sich Teilzahlungen und ein Budget je Zahllauf in Sage Intacct sauber abbilden lassen.

Warum Teilzahlungen schwierig sind

Im manuellen Ablauf wird der gezahlte Betrag in einer Tabelle angepasst, die Zahlungsdatei von Hand geändert und der Restbetrag später nachverfolgt. Das führt zu Abweichungen zwischen Bank und Buchhaltung und erschwert den Bankabgleich, wie im Beitrag zum automatisierten Bankabgleich beschrieben.

Teilzahlungen in einem geführten Ablauf

Genehmigte Rechnungen werden in Sage Intacct ausgewählt und in Arkaio zur Zahlung übernommen.
Vorhandene Gutschriften und Anzahlungen können vom fälligen Betrag abgezogen werden.
Der zu zahlende Betrag lässt sich manuell reduzieren: Daraus entsteht eine Teilzahlung in Sage Intacct.
Mehrere aufeinanderfolgende Teilzahlungen derselben Rechnung sind möglich, bis sie in Sage Intacct vollständig beglichen ist.
Die Teilzahlung wird direkt auf die ursprüngliche Rechnung angewendet.

Budget und Zielbetrag für einen Zahllauf

Für einen Zahllauf lässt sich ein Budget festlegen. Überschreitet der ausgewählte Betrag das Budget, erscheint eine Warnung. Alternativ kann ein Zielbetrag vorgegeben werden: Arkaio wählt dann automatisch Rechnungen aus, bis diese Grenze erreicht ist.

Anwendungsfälle

KMU mit angespannter Liquidität: Zahlläufe im Rahmen des verfügbaren Kontostands.
Mittelstand und Gruppen: Zahlungsbudgets je Gesellschaft oder Bank.
Steuerberatungskanzleien: Zahlläufe für Mandanten mit eigenen Limits, siehe zentrale Zahlungsabwicklung.

Kontrolle und Nachvollziehbarkeit

Die ausgewählten Rechnungen werden mit den zum Zeitpunkt der Vorbereitung gewählten Beträgen in Arkaio gespeichert. Sobald der Stapel erstellt ist, entsteht in Sage Intacct ein zugehöriger Zahlungsstapel. Das Zahlungsformat erklärt der Beitrag zu pain.001 vs. pain.008.

Grenzen

Das Budget ist eine Warnschwelle und kein Ersatz für interne Freigaberegeln. Die Entscheidung über Gutschriften und Teilbeträge bleibt eine fachliche Entscheidung der Anwender.

Fazit

Teilzahlungen und Budgets müssen kein Sonderfall in Tabellen sein. Ein geführter Ablauf hält Bank und Buchhaltung konsistent und gibt dem Finanzteam Kontrolle über den Mittelabfluss.