Zahlungsausgänge stehen oft im Mittelpunkt der Automatisierung, doch auch bei den Zahlungseingängen liegt Potenzial: Jede Kundenzahlung muss der richtigen Rechnung zugeordnet werden. Dieser Beitrag zeigt, wie SEPA-Lastschriften und QR-Referenzen die Zuordnung von Kundenzahlungen in Sage Intacct vereinfachen.
Das Problem: Zahlungen ohne klare Zuordnung
Ein Kunde überweist einen Betrag, oft mit unvollständigem Verwendungszweck, mehreren Rechnungen in einer Zahlung oder abweichendem Absender. Das Team sucht im Kontoauszug, vergleicht mit offenen Posten und bucht von Hand. Das kostet Zeit und verzögert die Sicht auf die tatsächlichen Forderungen.
Zwei Wege zu eindeutigen Zuordnungen
SEPA-Lastschriften
Bei einer aus Arkaio erzeugten SEPA-Lastschrift (pain.008) ist die Zahlung direkt mit der Rechnung des Kunden verknüpft. Die Zuordnung beruht auf der IBAN und auf den von Arkaio in der Zahlungsdatei erzeugten Kennungen. Die Formate erklärt pain.001 vs. pain.008.
QR-Referenzen in der Schweiz
In der Schweiz trägt jede Kundenrechnung eine eindeutige QR-Referenz. Geht die Zahlung mit dieser Referenz ein, lässt sie sich der Rechnung zweifelsfrei zuordnen.
Vom Kontoauszug zur Buchung
Die Kontoauszüge (siehe automatisierter Bankabgleich) liefern die Zahlungseingänge. Ist die Zahlung einer Rechnung zugeordnet, erzeugt Arkaio in Sage Intacct die Begleichung dieser Rechnung. Der Zahlungseingang ist in Sage Intacct bei der betreffenden Rechnung sichtbar.
Anwendungsfälle
- KMU mit wiederkehrenden Kunden: Lastschriften mit direkter Zuordnung.
- Unternehmen mit Schweizer Kundschaft: Zuordnung über die QR-Referenz.
- Steuerberatungskanzleien: Zahlungseingänge je Mandant, siehe zentrale Zahlungsabwicklung.
Grenzen
Die Zuordnung ist nur so zuverlässig wie die Referenz, die bei der Zahlung angegeben wird: Je vollständiger sie ist, desto sicherer die Zuordnung. Zahlungen ohne eindeutige Referenz erfordern weiterhin eine Prüfung.
Fazit
Eindeutige Kennungen sind der Schlüssel zur Zuordnung von Zahlungseingängen. Lastschriften und QR-Referenzen reduzieren die manuelle Suche im Kontoauszug und beschleunigen die Forderungsübersicht.